Baustein „Prozesse optimieren – Zusammenarbeit verbessern”

Arbeit im Fluss

Bei einem nicht unerheblichen Teil meiner Kundenprojekte wurde die Optimierung der Abstimmungs-, Kommunikations- und Freigabeprozesse sowie die Strukturierung der Kernabläufe der Agentur als wichtigste interne Projekte bezeichnet.

Prozesse sind Ketten zusammenhängender Aktivitäten, die gemeinsam einen (Kunden-) Nutzen schaffen. Prozessmanagement kommt immer dann ins Spiel, wenn mehrere Personen mit verschiedenen Aufgaben an einem gemeinsamen Ziel arbeiten sollen. Das Zusammenspiel der Beteiligen steht im Mittelpunkt.

Bausteininhalte

Inhalte/Aufgaben

Die Betrachtung der notwendigen Aufgaben, ihre sinnvolle Reihenfolge, die Verteilung der Aufgaben auf die Beteiligten und der Informationsfluss unter ihnen dient der Verbesserung der Qualität der Zusammenarbeit – im Team und zum Kunden.

  • Untersuchung Ihrer Agenturprozesse, Abläufe, Strukturen: Welche laufen gut, welche sind schwergängig?
  • Ermittlung von Übergaben und Schnittstellen: Welche Probleme und Verbesserungsideen gibt es?
  • Check der genutzten Formulare/Materialien/Tools: Von der manuellen Jobtasche bis zur Excel-Auswertung. Welche werden eingesetzt? Welche funktionieren wie gut, welche sind überflüssig?
  • Darstellung Ihrer Organisation (Organigramm soweit möglich): Wer mit wem, warum und wie? Wie definiert sich Verantwortung und Zuständigkeit?
  • Betrachtung der Zusammenarbeit in der Agentur: Wie werden Aufgaben übergeben und geprüft? Wie erfolgt die Arbeitsplanung? Wie funktioniert sie unter Homeoffice-Gegebenheiten und dem Einsatz agiler Projektmanagement-Methoden wie KanBan?

Unter Berücksichtigung einer grundlegenden Befragung im Vorfeld sowie erhaltener Unterlagen werden die Prozesse in der Agentur gemeinsam analysiert. Dabei geht es sowohl um die Betrachtung des administrativen wie auch des produktiven Workflows.

Umsetzung

Informationssammlung/Vorbereitung durch Verteilung von Fragebögen und Aufgaben im Vorfeld, Workshop(s) zur Analyse und Veränderung von Prozessen und Workflows, Maßnahmenplanung, Auswertung und Bericht.

Näheres klärt ein detailiertes Angebot, das Ihnen gern nach einer ersten Besprechung der Anforderungen erstellt wird. Bitte rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir: Kontakt

 

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