Agenturberatung – Struktur & Organisation

Kontinuierliche Arbeit nicht in…

Hin und wieder ist es wichtig, sich zurück zu lehnen, die Agentur aus einer gewissen Distanz zu betrachten und zu überlegen, wohin die Reise noch gehen soll. Ist alles so wie es sein soll? Gibt es weitere oder neue Ziele? Verbesserungs­potenzial?

Sicherlich haben Sie von „leanen“ Konzepten gehört? Ihre Mitarbeiter*innen fragen nach mehr „Work-Life-Balance“, Transparenz und neuen Formen der Zusammen­arbeit. Oder geht es um mehr Standar­disierung? Vielleicht ist es auch so, dass die Kommunikation mit den Kunden nicht so klappt, wie sie soll…

… sondern an der Agentur

Die Idee der „schlanken“ Agenturorganisation realisieren

Systemische Organisationberatung geht von unterschiedlichen Entwicklungsphasen aus, die Organisationen im Laufe ihrer Präsenz durchlaufen. Ziel ist es, die Effektivität und Effizienz der Organisation sowie die zu erzielenden Ergebnisse zu optimieren. Die Ganzheitliche Beratung integriert dabei die Befähigung der Menschen, miteinander und eigenverantwortlich in der Organisation zusammenarbeiten.

Den Anfang jedes Entwicklungsprozesses bilden Fragen, deren Beantwortung die Weichen für Aufgabe und Zielbestimmung stellen. Diese Fragen könnten sein:

  • Wie viele und welche Regeln und Standards werden benötigt?
  • Welche – bewährte und überholte – gibt es in der Agentur?
  • Welche Methoden, Techniken und Instrumente sind bekannt und welche können helfen?
  • Wie hoch ist der Reifegrad von Leitung und Teams hin­sicht­lich Eigen­­ver­­ant­wortlich­­keit und Selbst­­organisation?
  • Wie lautet das Mindset auf das Sie sich mit Ihrem Team ver­­stän­digen wollen?
  • Wie kann ein kontinuierlicher Verbes­serungs­­pro­zess im­ple­men­tiert werden?
  • Wie viel Agilität passt zu Ihrer Arbeits­­weise?

Das Potential der Agentur ausschöpfen

In meinen Workshops und Befragungen ploppen immer wieder die gleichen Heraus­forderungen auf: Briefing-Qualität, Flaschen­hälse & Über­­lastung, Zustän­­dig­­keit & Rollen, Informationen & Meetings, Aufwand­­schät­zung & Angebots­erstel­lung, Autoren­­kor­rek­turen, Rad-immer-wieder-neu-erfinden & Lessons learned …

So haben von mir befragte Agenturen folgende Schwerpunkte für Verbesserungen genannt:

Veränderungspotential in Agenturen
Auswertung von Kundenbefragungen über den © BasisCheck Agentursoftware und © BasisCheck Agenturorganisation

Agenturorganisation: Prozesse, Struktur, Kommunikation

Bestandsaufnahme, Zielbestimmung und kontinuierliche Verbesserungen

Organisationsberatung – mehr Effizienz und Ertrag durch eine optimierte Unternehmens­organisation

Wirtschaftlicher Erfolg setzt sich aus vielen Komponenten zusammen. Neben der Geschäftsidee, dem Know-how und der Innovationskraft von Agenturen sind der Organisationsaufbau und die Organisationsprozesse zentrale Faktoren für die Ertragskraft des Unternehmens. Gerade bei erfolgreich gewachsenen Organisationen ist es wichtig die Aufbauorganisation und die Arbeitsabläufe immer wieder unter die Lupe zu nehmen.

Hierfür ist eine Bestandsaufnahme nötig: Wo stehen wir? Wo wollen wir hin? Welche Aufgaben bereiten am meisten „Bauchschmerzen” und welche Prozesse bedürfen einer Neubetrachtung? Was sind die Schwachstellen, Nöte und Zeitfresser? Wo entstehen ständig Missverständnisse, warum sind so häufig Nachkalkulationen nötig und wieso warten Mitarbeiter/innen lange auf Input? Wie können Briefings verbessert werden und wie die Zusammenarbeit optimiert?

Agentursoftware Einführung und Prozess-Optimierung

Vielen Herausforderungen, denen Agenturen Heute gegenüberstehen, kann durch die eindeutige Definition von Prozessen, die Schaffung oder Überarbeitung von Strukturen und die Gestaltung verbindlicher Workflows sowie optimaler Kommunikation – intern wie auch gegenüber Kunden und Partnern – begegnet werden.

Auch das Ziel der Implementierung einer Unternehmenssoftware ist prädestiniert, den Workflow der Agentur genau zu untersuchen. Die Analyse von Prozessen, Abläufen, Schnittstellen und Übergaben stellt auch eine wesentliche Grundlage für die Einführung einer Agentursoftware dar: Bevor Workflows in die EDV-gestützten Abläufe übernommen werden, sollten sie untersucht und überprüft werden: wie können Technologiestrategien am besten in die Unternehmensstrategie gebunden werden? Auf diese Frage müssen Agenturen in Zeiten von Technoligisierung und Digiatlisierung eine plausible Antwort finden.

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