5 wichtige Fragen zum Agenturwachstum

Agenturen im Wachstum – die 5 wichtigsten Fragen, die Agenturen beantworten müssen

Agenturwachstum erfolgt auf unterschiedliche Weise und aus unterschiedlichen Gründen. Dabei stellt die Expansion ins Ausland eher die Ausnahme dar – auch wenn es Agenturen wie JvM/Nerd gibt, die z.B. nach Asien expandieren. Häufiger geht es schon um Zusammenschlüsse von Agenturen – gerade in der aktuellen Situation, um den Herausforderungen des Marktes besser begegnen zu können. Die Regel ist jedoch ein organisches Wachstum als Ergebnis der Unternehmensstrategie. Hier wird beispielsweise der Kundenkreis erweitert, indem andere Zielgruppen angesprochen werden oder das Portfolio ausgebaut.
Solche Entwicklungsphasen sind eine große Herausforderung für Agenturinhaber*innen oder Geschäftsführende: Wachstum – aber auch die Agentursicherung in stürmischen Zeiten. Für beides bedarf es einer durchdachten Strategie und eines kontinuierlichen Prozesses.

5 Fragen und Instrumente zum Agenturwachstum

Will eine Agentur wachsen, muss sie sich also im Klaren sein: über Ziele und Strategien, über Zusammenarbeit und Kundenkommunikation sowie über ihre Prozesse und sie muss ihre Finanzen im Griff haben.

1. Wer treibt die Entwicklung voran?
2. Wer macht es?
3. Wie klappt die Zusammenarbeit in der Agentur?
4. Wie werden die Herausforderungen strukturell gemeistert?
5. Wie wird ausreichend Liquidität erreicht?

1. Wer treibt die Entwicklung voran? Und wer eigentlich entwickelt die Strategie?

Agenturentwicklung ist Chefsache. Dennoch wird diese wichtige Aufgabe von Agenturinhaber*innen vernachlässigt. Die Gründe sind naheliegend. Zu sehr dreht sich die gesamte Agentur um die „Pionierpersönlichkeit“, an der alles hängt. Die Agentur bewegt sich – und verharrt mitunter – in der Pionierphase. Agenturmacher*innen müssen lernen, sich aus dieser Rolle zu verabschieden und mehr Verantwortung auf mehr Schultern zu verteilen.

Instrument: Die Delegation

Wer sich mit der Entwicklung des Unternehmens und strategischen Fragen auseinandersetzen will, braucht dafür Zeit und Raum. Delegation heißt das Zauberwort und der Rückzug aus manchen operativen Prozessen. Bei wie vielen Schulterblicken müssen Sie tatsächlich dabei sein?

2. Wer macht es? Wer kann welche Aufgaben übernehmen? Wer ist zuständig?

Ok. Sie sind bereit, Aufgaben zu delegieren und Verantwortung abzugeben – wissen aber nicht an wen? Agenturentwicklung hängt auch an der Entwicklung der Mitarbeiter*innen. Wer hier nur schnell neue Mitarbeitende eingestellt oder Einzelne mit neuen Aufgaben betraut, ohne die Einordnung ins Agenturgefüge zu hinterfragen, riskiert unklare Zuständigkeiten und Organisationswirrwarr. Bei meinen Mitarbeiterbefragungen stellt sich dies auch immer wieder als ein großer Schwachpunkt heraus. Und ist – nebenbei bemerkt – auch ineffektiv und ein großer Zeitfresser.

Instrumente: Das Organigramm und die Rollen- oder Stellenplanung

Die Klarheit über Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse ist ein wesentlicher Anker für reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit. Es ist wichtig, dass alle wissen, wer für was zuständig ist, wer zu was etwas zu sagen hat, an wen sich Mitarbeitende wenden können, wenn Fragen oder Unklarheiten entstehen.

3. Wie klappt die Zusammenarbeit in der Agentur?

Die Stellen sind besetzt und das Organigramm oder die Rollenmatrix steht und eigentlich wissen alle, was zu tun ist. Dennoch klappt die Zusammenarbeit nicht so, wie sie soll. Verantwortung wird von sich gewiesen oder es bestehen Unklarheiten über die Informationsweitergabe. Probleme in den Abläufen, Störungen in der Kommunikation und Konflikte entstehen häufig durch Unklarheiten an den Schnittstellen.

Instrument: Die Schnittstellen-Analyse

Ein bewährtes Mittel zur Aufdeckung von Engpässen in der Kommunikation und im Informationsfluss zwischen den einzelnen Teams und Abteilungen in der Agentur – aber auch zu externen Partnern und Kunden – ist die Schnittstellenanalyse.

Übrigens: Diese Fragen und die Instrumente funktionieren auch für agile Organisationen. Auch agile Organisationen und Teams sind (auch wenn das bisweilen anders und wie ein Widerspruch klingt) sehr wohl hierarchisch – nur eben anders. Auch die agile Organisation braucht funktionale Rollen, die Leistungs- und Führungsfunktionen übernehmen.

4. Wie können die Herausforderungen strukturell gemeistert werden?

Ist die Arbeit in Ihrer Agentur „im Fluss“? Bei einem nicht unerheblichen Teil meiner Kundenprojekte wurde die Optimierung der Abstimmungs-, Kommunikations- und Freigabeprozesse sowie die Strukturierung der (Kern-) Abläufe der Agentur als wichtigstes internes Projekt bezeichnet.

Agenturwachstum oder andere Veränderungen in der Agentur, wirken sich zwangsläufig auch auf die internen Abläufe und die Strukturen aus. Für das Gelingen von Veränderungsprozessen ist es entscheidend, dass Sie diese Strukturveränderung in die Strategieentwicklung miteinbeziehen. Je größer die Agentur, desto bedeutender werden Steuerung, Zusammenspiel und Abstimmung. Interne Prozesse sollten also stetig kritisch betrachtet und bei Bedarf korrigiert werden.

Instrument: Prozess-Management

Mit Prozessmanagement werden die Agentur-(Kern-)Prozesse identifiziert, verbessert und teils neu gestaltet und auch dokumentiert. Ziel ist, die Projektbearbeitung zu standardisieren, Schnittstellen zu optimieren oder auch abzubauen und die Koordination der Abläufe zu verbessern. So ist eine der wichtigsten Fragen des Prozessmanagements: „Wer macht was, wann, wie und womit?” (siehe Wikipedia). Einige dieser Fragen haben Sie bereits bearbeitet, wenn Sie die obigen Fragen geklärt und die Antworten erarbeitet haben. Jetzt werden die Ergebnisse entlang der Prozesse in der Agentur strukturiert.

5. Last but not least: Wie wird eine ausreichende Liquidität hergestellt?

Laut DEWIKI.de sind „Traditionelle Messgrößen des Unternehmenswachstums bei Nichtbanken die Umsatzerlöse oder die Bilanzsumme“. Wachstum wird also in erster Linie über den Umsatz definiert. Für alle Entwicklungsphasen muss zunächst auch die Finanzierung gesichert und eine ausreichende Liquidität vorgehalten werden. Dafür bedarf es sowohl eines gut funktionierenden Projekt- und Agenturcontrollings – also die Übersicht und Steuerung des Cashflows – als auch dessen Grundlage ausreichend Kunden und Kunden-Projekte.

Instrumtente: Controlling- und Akquise-Management

Ein wirksames Agentur- und – als Basis – Projekt-Controlling sind die Grundlage für die Steuerung des Unternehmens. Es kann u.a. die Frage nach der Rentabilität von Kunden, Leistungsarten, Produkten beantworten und so wesentliche Hinweise für die weitere Entwicklung der Agentur liefern. Gleichzeitig liefern Controlling-Instrumente wie der Soll-Ist-Vergleich die nötigen Zahlen für die Angebotskalkulation. Und diese wiederum auf die Leistungserstellung. Ein Regelkreis der es in sich hat.

Übrigens: Bei vielen dieser Aufgaben kann eine Agentursoftware helfen. Von Projektmanagement bis Mitarbeiterplanung. Von Angebotkalkulation bis zum Projektcontrolling.

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Diese Fragen und die Instrumente können die Agenda für spannende Workshops darstellen.
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