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Für Kauf und Implementierung einer Agentursoftware stellt sich – wie für viele andere Software und Datensicherungen – die Frage, ob eine Installation auf einem eigenen Server oder in der Cloud erfolgen soll.
In diesem Beitrag – der aus zwei Teilen besteht – stellen wir die fünf wichtigsten Aspekte in der Entscheidung um das Hosting vor. Im ersten Teil ging es um die beiden Aspekte „Kosten“ sowie „Datensicherheit und Datenhoheit“.
Jetzt geht es um die nächsten drei Aspekte
- Software-Entwicklung
- Datenzugriff
- IT-Know-How und Service
Aspekt 3: Software-Entwicklung
OnPremise: Aktualisierungen und das Einspielen neuer Releases erfordern zusätzliche Arbeit in der Agentur. Gerade in größeren Unternehmen kann das Aufspielen von Updates und Bugfixes einen erheblichen Aufwand bedeuten. Dazu kommt, dass Updates in der Regel nicht zeitlich unbegrenzt zur Verfügung stehen – zumindest nicht kostenfrei, sondern mitunter gegen erhebliche Gebühren, falls mehrere Updates übersprungen werden. In diesem Fall gibt es nur noch die Wahl, mit einer veralteten Version weiterzuarbeiten oder zu investieren. Die vorgegebenen Update-Zyklen müssen Systemadministrator/innen im Sinn haben, soll die Software einwandfrei und im Kostenrahmen betrieben werden. Andererseits hat Software-Eigentum den Vorteil, dass Sie genau überblicken und entscheiden können, was zu welchem Zeitpunkt durchgeführt wird.
Cloud: Bei der Nutzung einer Cloud-Lösung sind Sie weder von lokalen Ressourcen noch dem darunterliegenden Betriebssystem abhängig. Sie profitieren von einer automatischen Installation der Updates. Und auch um Releases von Patches müssen Sie sich keine Gedanken machen, denn diese Arbeit übernimmt der Provider für Sie.
Beachten: Gute Software wird aktualisiert! Updates erweitern die Funktionen des Programms, verbessern die Stabilität oder schließen Sicherheitslücken. Deshalb sind regelmäßige Updates sinnvoll. Leider wird es gerade bei lokal installierter Agentursoftware häufig versäumt, diese Regelmäßigkeit einzuhalten. Dies führt letztlich dazu, dass eine Software abgelöst wird, weil sie scheinbar nicht mehr das leistet, was von ihr erwartet wird. Ein Umstand, der in meiner Beratungspraxis relativ oft eintritt.
Berücksichtigen: Die professionelle Datenpflege ist ein großer Vorteil der Cloud. Wichtig ist, dass Ihr Anbieter Sie vor dem Einspielen neuer Updates darüber informiert, was das neue Update enthält und womit die Anwender/innen rechnen müssen. Gerade, wenn es um neue oder anders zu handhabende Funktionen geht.
Aspekt 4: Datenzugriff
OnPremise: Bei einer lokalen Installation liegen Software und Datenbank(en) auf Ihrem Server und die Endgeräte Ihrer Mitarbeiter/innen nutzen die Daten über das interne Netzwerk. Wollen Sie auch von Zuhause, einem zweiten Standort oder dem Homeoffice zugreifen, ermöglicht die Nutzung von VPN (Virtual Private Network) die Flexibilität, die benötigt wird.
Cloud: Bei der Cloud-Lösung benötigen Sie lediglich ein internetfähiges Endgerät, um auf Ihre Daten zuzugreifen.
Beachten: Die Frage einer Cloud-Lösung erübrigt sich für viele, wenn Sie in einer Region ansässig sind, in der es eine schwache Netzabdeckung gibt und das Internet schon auch mal ausfällt. Hier sind Sie mit einer lokal installierten Software deutlich sicherer aufgestellt.
Berücksichtigen: Die Sicherheit, immer auf die Daten zugreifen zu können, wenn sie benötigt werden, setzt eine reibungslos funktionierende IT voraus. Gibt es einen Ausfall im Netz, des Servers, der Internet-Verbindung… ist bei einer lokalen Installation Ihr interner Admin oder ein IT-Dienstleister erster Ansprechpartner und kann für Abhilfe sorgen. Gibt es beim Cloud System ein Problem, ist der Hersteller gefragt. Braucht dieser dann Stunden bis zur ersten Reaktion, können Sie nichts dagegen unternehmen. Es ist also unumgänglich, vertraglich festzuhalten wie der Support organisiert wird. Achten Sie also auf die sogenannte SLA-(„Service Level Agreement“) Vereinbarung.
Aspekt 5: Know-How und Administration
OnPremise: Bei innerbetrieblicher Administration muss in jedem Fall einbezogen werden, welche Aufwände anfallen, um das System zu betreiben. Wie komplex diese Aufgaben sind, lässt sich häufig schon daran ablesen, wie die IT-Organisation in der Agentur personell ausgestattet ist. Denken Sie daran, wie häufig Admins von Agenturen multifunktional eingesetzt werden!
Cloud: Für die Agentur kann eine cloudbasierte Lösung den genannten Administrationsaufwand deutlich verringern. Wartung, Updates und Weiterentwicklung der Lösung liegen in der Verantwortlichkeit des Providers und werden von IT-Spezialisten übernommen. So entsteht kein bzw. nur geringer Aufwand für das Agentur-eigene IT-Personal.
Beachten: Die Installation einer Agentursoftware in der Agentur und ihr Betrieb im internen Netz allein ist keine große Herausforderung, die nicht gelöst werden kann. Doch damit ist es nicht getan. Vielmehr geht es um die reibungslose Bereitstellung von IT-Technik, IT-Sicherheit und die Netzwerkadministration. Hier gilt es auf der einen Seite, die Funktionssicherheit des Systems sicherzustellen. Auf der anderen gewinnt der Schutz der technischen Verarbeitung von Informationen immer größere Bedeutung: Da die meisten Systeme heute mit dem Internet verbunden sind, geht IT- mit Internet-Sicherheit einher und umfasst alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Systeme vor vielerlei Bedrohungen zu schützen. Dazu zählen zum Beispiel Zugriffskontrollen, Rechtemanagement, Firewalls, Proxies, Virenscanner und vieles mehr.
Hinweis: Unabhängig davon, ob Sie Ihre Agentursoftware auf eigenen Servern oder in der Cloud betreiben, ist es wichtig, sich mit obigen Fragestellungen zu Digitalisierung schlechthin inklusive Datensicherheit und Datenschutz auseinanderzusetzen. Da das BMWi hier einen erheblichen Bedarf in deutschen Unternehmen sieht, berücksichtigt das aktuelle Förderprogramm explizit auch die Schulung und Weiterbildung von Mitarbeiter/innen.
Fazit
Sowohl die On-Premise-, wie auch die Cloud-Lösung haben ihre Vor- und Nachteile. Vor der Entscheidung für oder gegen eines der Systeme gilt es abzuwägen, welches der eigenen Agentur mehr Nutzen bringt. Möglicherweise ist es hier wie bei vielen anderen Themen auch und ein gesunder Mix bietet die Antwort. So wird kein Mensch bestreiten, dass es absolut sinnvoll ist, Daten zusätzlich zum eigenen Backup einem externen Cloudspeicher anzuvertrauen. Wenn Anbieter es ermöglichen, nutzen Sie ein hybrides System. Hier befindet sich die genutzte Software zwar in der Cloud, die Daten lagern aber auf Ihren eigenen Servern.
Hier geht es zum ersten Teil: Cloud- oder OnPremise? Eine Frage der Perspektiven! Teil 1
Beitragsbild Image by Wynn Pointaux from Pixabay Grafiken © Heike Mews